Introducción

La Fundación CRISFE es una organización sin ánimo de lucro establecida en Ecuador que se especializa en la educación y el desarrollo territorial. Desde su creación en 1994, ha ejecutado 47 proyectos sociales en colaboración con instituciones públicas y privadas a nivel nacional e internacional.

Sin embargo, a medida que la fundación creció y diversificó sus iniciativas, surgió la necesidad de automatizar y conectar sus procesos internos para mejorar la eficiencia y transparencia de sus proyectos. Para lograrlo, CRISFE optó por la implementación de AuraQuantic, una plataforma de iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite) reconocida por su capacidad de optimizar flujos de trabajo y mejorar la gestión organizacional.

Retos y Necesidades de la Fundación CRISFE

A pesar del éxito alcanzado en sus 28 años de historia, la Fundación CRISFE enfrentaba los siguientes desafíos tecnológicos:

• Procesos independientes y desconectados: Cada área utilizaba herramientas tecnológicas diferentes sin integración entre sí.
• Falta de control centralizado: La gestión de becas, proyectos y seguimiento financiero se realizaba en sistemas separados, dificultando la toma de decisiones.
• Dependencia de proveedores externos: La fundación no tenía el control total sobre los sistemas de software, lo que limitaba su capacidad de modificación y configuración.
• Necesidad de optimización de la infraestructura TI: La dirección buscaba una solución que consolidara sus operaciones en una sola plataforma.

Ante estos desafíos, CRISFE buscó una herramienta que permitiera integrar sus procesos, mejorar la transparencia en la gestión y facilitar la automatización de tareas.

Elección de AuraQuantic como Plataforma BPM

Tras evaluar diversas soluciones tecnológicas, la fundación seleccionó AuraQuantic, una plataforma reconocida por Microsoft y utilizada ampliamente en EE.UU. y Latinoamérica. Según el Coordinador Tecnológico de CRISFE, Maximiliano Gajardo Valdés, la elección se basó en:

• Prestigio y reconocimiento internacional en la automatización de procesos.
• Flexibilidad y escalabilidad, permitiendo a la fundación crecer sin limitaciones técnicas.
• Capacidad de integración con sistemas existentes, como ERPs y CRMs.
• Compromiso con la Responsabilidad Social, alineado con los valores de CRISFE.

La implementación se llevó a cabo con el soporte de LeadSolutions, partner oficial de AuraQuantic en Ecuador, garantizando un proceso eficiente y adaptado a las necesidades de la fundación.

Beneficios de la Implementación de AuraQuantic

Desde la adopción de AuraQuantic, la Fundación CRISFE ha logrado importantes mejoras operativas:

1. Centralización y Transparencia en la Gestión de Proyectos

La digitalización de los procesos ha permitido unificar y automatizar la gestión de proyectos, facilitando la visualización integral del estado de cada iniciativa y mejorando la toma de decisiones basada en datos en tiempo real.

2. Optimización de la Gestión de Becas

AuraQuantic ha facilitado la administración y seguimiento de becas, reduciendo tiempos de tramitación y eliminando errores humanos en el proceso.

3. Reducción de Costos Operativos

Al consolidar la operación en una sola plataforma, se ha eliminado la necesidad de múltiples licencias de software y de desarrollos externos, optimizando los recursos financieros de la fundación.

4. Capacitación y Empoderamiento del Personal

A través de la AuraQuantic Training School, el equipo de CRISFE ha recibido formación especializada para gestionar y personalizar la plataforma sin depender de terceros.

5. Integración con Otros Sistemas

La posibilidad de conectar AuraQuantic con otros sistemas de gestión y herramientas de análisis ha permitido una mayor eficiencia operativa y un acceso más rápido a información clave.

Futuro de la Transformación Digital en CRISFE

La fundación planea continuar con la expansión de la automatización en todas sus áreas y seguir integrando AuraQuantic con nuevas herramientas tecnológicas. Algunas de las próximas iniciativas incluyen:

• Digitalización de procesos adicionales en educación y desarrollo territorial.
• Mayor análisis de datos para mejorar la toma de decisiones estratégicas.
• Expansión de la automatización en nuevas sedes y proyectos de la fundación.

Conclusión

La implementación de AuraQuantic en la Fundación CRISFE ha marcado un antes y un después en la gestión de sus proyectos sociales. Gracias a la automatización y digitalización de procesos, la fundación ha logrado optimizar su operación, reducir costos y mejorar la transparencia en sus iniciativas.

Este caso de éxito no solo demuestra el impacto positivo de la tecnología en el sector social, sino que también posiciona a CRISFE como un referente en la transformación digital del tercer sector en Ecuador.

¡El futuro de la fundación es más digital y eficiente que nunca!