Qué es, qué te entregamos y cuánto cuesta

Piensa en un trámite dentro de tu empresa. Una compra, una factura, una solicitud de vacaciones. Entra por correo. Pasa por tres personas. Alguien lo aprueba por WhatsApp. Y al final, nadie sabe en qué paso está. Eso es un proceso. Y cuando nadie lo entiende, se pierde tiempo, dinero y paciencia.

Yo soy Juan Pablo Ruiz, de LIDSUS. Llevamos más de 20 años ordenando procesos para empresas en el Ecuador. Y durante los siguientes 4 minutos voy a explicarte qué es una consultoría de procesos, qué te entregamos y cómo saber cuánto te costará antes de que hables con nosotros.

Una consultoría de procesos es lo siguiente. Nos sentamos con los encargados del trabajo, del día a día, y dibujamos el trámite como en verdad sucede. No como dice el manual: como de verdad está sucediendo. Después medimos cuánto tarda cada proceso, dónde se está trabando y en dónde se repite. Y con esto dibujamos el proceso como debería estar, con responsables claros, con menos pasos, listo para que después, si quieres, lo automatices.

Algo importante que aclarar: una consultoría no es instalar un programa. Es rediseñar y redibujar. El programa viene después y es un proyecto totalmente aparte.

El trabajo tiene tres pasos. Uno: entrevistas y observación. Hablamos con tu gente y vemos cómo el trabajo se mueve. Dos: hacemos el dibujo de cómo se encuentra el proceso actualmente, con mediciones reales y los puntos que se pueden optimizar. Tres: el dibujo de cómo debería funcionar, validado por tus responsables, con indicadores para saber si el cambio funcionó, y un informe que presentamos a tu gerencia.

Un proceso simple toma alrededor de un mes, uno complejo, alrededor de tres. Y varios procesos se pueden trabajar al mismo tiempo.

Hay tres planes, según a dónde quieras llegar. Esencial: un consultor documenta y rediseña tu proceso. Ideal si lo que quieres es claridad.

Avanzado: se suma un consultor senior. Te dice qué mejorar primero, con qué sistema se conecta y quién es responsable de qué. Te deja un documento listo para automatizar. Ideal si ya decidiste automatizar.

Y finalmente, el Integral. Suma todo lo anterior, más el caso de negocio con números, el mapa de todos tus procesos, y algo más que nadie te va a dar: una maqueta. La maqueta es tu proceso nuevo funcionando en pantalla, con datos de prueba. En pocas palabras, tu equipo ya lo puede probar antes de que pagues por implementarlo.

Y en los planes Avanzado e Integral, si decides automatizar con nosotros, una parte de lo que pagaste se descuenta del proyecto.

Ahora, la pregunta que todos hacen primero: ¿cuánto cuesta? No te voy a dar un número al aire, porque depende de tu proceso, pero sí te voy a enseñar a calcularlo tú mismo, desde tu pantalla, en dos minutos.

Entra a la calculadora. Son tres pasos. Paso 1: tu empresa. Marca lo que aplique: si tienes más de 200 empleados, si facturas más de 5 millones, si eres parte de un grupo o si estás en banca, seguros o salud. Si no marcas nada, perfecto, sigues.

Paso 2: el plan. Elige Esencial, Avanzado o Integral. Si no estás seguro, elige Avanzado.

Paso 3: tus procesos. Escribe el nombre del primero, por ejemplo, solicitud de compra, y responde 5 preguntas con sí o no. ¿Participa en más de 3 áreas? ¿Pasa por más de 2 sistemas? ¿Tiene regulación o auditoría? ¿Tiene más de 5 decisiones o excepciones? ¿Mueve más de 500 transacciones al mes?

Con eso la calculadora decide si tu proceso es simple, estándar o complejo, y te dice cuánto cuesta ese proceso y cuánto tarda.

¿Tienes más procesos? Agrega otro. Cada proceso adicional te da un descuento, hasta un tope.

Abajo tienes tu estimado: el total, el descuento, cuánto tiempo tomaría, cómo se paga y todo lo que incluye tu plan. Ese número es el que nosotros cotizamos. Se confirma en una reunión de 30 minutos, sin costo, y queda cerrado antes de firmar. No cambia después.

Esto es para ti si tienes un trámite que se traba, que depende de una sola persona o que nadie puede explicarlo completo. Y si quieres ordenarlo antes de comprar un sistema.

No es para ti si lo que buscas es que instalemos un programa el día de mañana. Eso lo hacemos también, pero realmente es otro servicio. Y lo hacemos mejor cuando el proceso está claro.

Usa la calculadora. Mira tu número. Y si tiene sentido para ti, agenda una reunión de 30 minutos con el botón que está justo debajo. 30 minutos, sin costo, y sales sabiendo exactamente qué necesitas y cuánto te va a costar.