Introducción

La Universidad Técnica del Norte (UTN), ubicada en Ibarra, Ecuador, es una institución estatal de educación superior con más de 16.000 estudiantes distribuidos en programas de nivelación, grado y posgrado. Con el crecimiento constante de la universidad, se hizo evidente la necesidad de optimizar la gestión académica, administrativa y de investigación. Para abordar estos desafíos, la UTN implementó la plataforma iBPMS AuraQuantic, lo que ha permitido automatizar y mejorar significativamente sus procesos internos.

Desafíos y Problemáticas Detectadas

Antes de la implementación de AuraQuantic, la UTN enfrentaba diversos problemas operativos que afectaban la eficiencia institucional:

• Falta de un sistema para trámites virtuales: La emisión de actas de matrícula, certificados de trabajo y certificados de eventos se realizaba manualmente, lo que generaba demoras.
• Excesivo uso de papel y costos elevados: La gestión documental tradicional demandaba una gran cantidad de recursos, afectando la sostenibilidad.
• Falta de automatización y seguridad: La ausencia de firma electrónica y códigos QR para la verificación de documentos incrementaba el riesgo de errores y fraudes.
• Falta de comunicación inmediata: Los procesos de notificación y aprobación de documentos requerían interacciones físicas o por correo electrónico, lo que retrasaba la toma de decisiones.

Implementación de AuraQuantic y Soluciones Aplicadas

Con la integración de AuraQuantic, la UTN logró automatizar sus procesos académicos y administrativos mediante la digitalización y la incorporación de herramientas avanzadas:

1. Emisión de Actas de Matrícula en Línea
   • Automatización del proceso de generación de actas.
   • Incorporación de firma electrónica y códigos QR para validación.
   • Generación y envío automático a los estudiantes.
   • Más de 1.418 actas generadas de manera digital.
2. Generación de Certificados de Trabajo e Historia Laboral
   • Reducción del tiempo de respuesta de días a segundos (5s – 7s).
   • Acceso desde cualquier ubicación para empleados y docentes.
   • Digitalización de documentos con verificación electrónica.
3. Emisión de Certificados Electrónicos de Eventos
   • Implementación de certificados con validez digital y verificación automática.
   • Más de 4.053 certificados emitidos en 14 eventos.
   • Eliminación de costos de impresión y reducción del tiempo de entrega.

Impacto y Resultados Obtenidos

La adopción de AuraQuantic en la UTN ha traído beneficios tangibles en términos de eficiencia operativa, reducción de costos y sostenibilidad ambiental. Algunos de los resultados clave incluyen:

• 99% de reducción en costos de impresión y uso de papel.
• 99% de mejora en agilidad y rapidez en procesos administrativos.
• 99% de integración con el Sistema Informático Integrado Universitario (SIIU).
• Entrega de documentos inmediata con garantía de autenticidad mediante firma electrónica y códigos QR.

Además, la satisfacción de los estudiantes, docentes y empleados ha aumentado considerablemente, optimizando su experiencia y reduciendo las gestiones presenciales.

Conclusión

La Universidad Técnica del Norte ha logrado una transformación digital significativa mediante la implementación de AuraQuantic. Esta plataforma ha permitido automatizar procesos críticos, mejorar la eficiencia operativa y reducir costos, consolidándose como una solución clave para la modernización de la institución. Con estos avances, la UTN se posiciona como un referente en innovación tecnológica dentro del sector educativo ecuatoriano.