La UTN alcanza un 99% de reducción en costos y tiempos con la automatización de procesos académicos
Sobre la compañía
La Universidad Técnica del Norte (UTN) es una institución estatal de educación superior, fundada el 18 de julio de 1986, ubicada en Ibarra, Imbabura, Ecuador. La UTN ofrece clases en modalidad presencial, semipresencial y en línea para 46 programas de pregrado y 11 programas de posgrado, con 10.933 estudiantes de pregrado y 221 de posgrado. Dispone de un Sistema Informático Integrado Universitario (SIIU) desde donde se gestionan los cuatro ejes principales de la universidad: academia, investigación, vinculación y gestión.
Situación
Los principales clientes de la UTN son estudiantes, docentes, funcionarios y comunidad en general. Entre los problemas identificados se encontraban: falta de un medio para realizar trámites virtuales como la emisión de actas de matrícula en línea, generación de certificados de trabajo y emisión de certificados electrónicos de eventos; falta de comunicación inmediata por correo electrónico; excesivo uso de papel y tiempo en la emisión de certificados; tareas repetitivas e innecesarias; y falta de un medio de seguridad como la firma electrónica y código QR.
Solución
La automatización de procesos mediante la implementación de AuraQuantic iBPMS fue la solución. El acceso universitario desde cualquier sitio geográfico hizo necesaria la utilización de procesos ágiles para enlazar reportes generados desde el SIIU, incrustar en ellos la firma electrónica y código QR para la validación y veracidad, para luego ser almacenados en el archivo digital y enviarlos al correo institucional del usuario. Se implementaron tres procesos clave: emisión de actas de matrícula en línea (generando aproximadamente 1.418 actas electrónicas para el proceso de nivelación), generación de certificados de trabajo e historia laboral (reduciendo tiempos de horas o días a 5-7 segundos), y emisión de certificados electrónicos de eventos (4.053 certificados en 14 eventos diferentes, iniciando con el Congreso Internacional REDU en noviembre de 2018 con 1.098 certificados).
Proyecto en acción
Este video documenta el proyecto implementado 100% por el equipo de LIDSUS. Cada proceso automatizado, cada flujo diseñado y cada resultado obtenido es producto del trabajo directo de nuestros consultores.
Resultados
La emisión de certificados electrónicos ha reducido el uso de papel, mejorado el tiempo de entrega y garantizado la seguridad del certificado. Mientras que 100 certificados impresos costaban entre $75 y $125 USD y tomaban 8 horas, los certificados electrónicos cuestan $0 USD y se generan en 30 minutos. Para 1.000 certificados, el costo pasó de $150-$200 USD y 16 horas a $0 USD y 5 horas. A la fecha, el número total de certificados emitidos en los tres procesos es de 5.471. El proyecto fue implementado con éxito por LeadSolutions Cía. Ltda. (ahora LIDSUS), Partner de AuraQuantic en Ecuador.
Reducción de costos en impresión y papel: de $75-$125 USD (100 certificados impresos) a $0 USD en digital.
Reducción de tiempos: de 8-16 horas a 30 minutos - 5 horas para lotes de certificados.
Emisión individual de certificados en 5-7 segundos con firma electrónica y código QR.
5.471 certificados emitidos digitalmente en los tres procesos implementados.
1.418 actas de matrícula electrónicas generadas para el proceso de nivelación.
4.053 certificados de eventos emitidos en 14 eventos académicos diferentes.
Integración al 99% con el Sistema Informático Integrado Universitario (SIIU).
Acceso a trámites desde cualquier lugar y horario sin necesidad de desplazamiento.
Beneficios clave
Economía
Reducción de costos en impresión y papel por la emisión de certificados en digital.
Ahorro
Reducción de trabajos administrativos, espacios para documentación y tiempo.
Voces del proyecto
“AuraQuantic es una herramienta que a la Dirección de Desarrollo Tecnológico e Informático le ha ayudado mucho a mejorar la calidad de los procesos automatizados en nuestra Institución.”
“Desde la automatización del proceso de doble autenticación al sistema SIIU con AuraQuantic, ayudó a disponer de un canal ágil y seguro de acceso a los recursos académicos.”
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