ChevyPlan reduce errores en un 85% y mejora la comunicación interna en un 65% con AuraQuantic
Sobre la compañía
ChevyPlan es la marca líder en compra planificada de vehículos Chevrolet nuevos, con quince años en Ecuador y más de veinticuatro años en la Región Andina. La compañía incentiva y desarrolla una cultura de planificación dentro de la industria automotriz, ofreciendo productos y servicios de calidad con personal capacitado, comprometido y motivado. Con un crecimiento sostenido en los últimos 7 años, el 10% de todos los Chevrolet vendidos en Ecuador son comercializados por ChevyPlan, habiendo entregado más de 23.000 vehículos hasta la fecha.
Situación
Debido al crecimiento de la empresa, el seguimiento y gestión de entrega de vehículos por cada uno de los clientes demandaba una gran carga operativa de las diferentes áreas. La generación y revisión manual de documentación generaba un tiempo excesivo en aprobaciones y recolección de firmas, con alta probabilidad de errores que podrían causar reproceso. Frente a esto, ChevyPlan consideró imperativo implementar un software que le permitiera controlar todas las instancias del proceso de entrega de vehículos, con herramientas de generación de documentos, sistema de notificaciones y conectividad con sus sistemas internos.
Solución
ChevyPlan seleccionó AuraQuantic iBPMS con el objetivo de gestionar sus procesos internos integrando la información de sus sistemas, ampliando la participación de proveedores y empresas externas, y controlando el seguimiento de los mismos. La implementación se inició con un proceso base de envío de órdenes de facturación y generación de documentos que, gracias a las capacidades de Mejora Continua de AuraQuantic, se ha transformado en un proceso que integra varias áreas de la empresa y empresas externas como Aseguradoras, Notarías y Concesionarios, generando toda la documentación en línea. La implementación fue llevada a cabo con éxito por LeadSolutions Cía. Ltda. (ahora LIDSUS), Partner de AuraQuantic en Ecuador.
Resultados
Con la plataforma AuraQuantic iBPMS se ha logrado que todas las áreas estén comunicadas y reciban notificaciones y alertas de sus actividades, se ha disminuido sustancialmente la carga operativa manual y la tendencia es a utilizar documentos electrónicos. Se han integrado áreas como Tesorería y Seguros que realizan procesos complementarios utilizando la información y Reglas de Negocio implementadas. La versatilidad para implementar procesos y realizar cambios de manera ágil sin necesidad de programación ha permitido a la organización responder rápidamente a los diferentes cambios del ámbito legal y de negocio.
Generación automática de órdenes de facturación integradas a los sistemas internos.
Integración con sistemas de proveedores y empresas externas (Aseguradoras, Notarías, Concesionarios).
Generación de documentación automática en línea, eliminando el papel.
Notificaciones y alertas en las diferentes etapas del proceso para todas las áreas.
Disminución del 85% en errores operativos gracias a la automatización.
Mejora del 65% en la comunicación interna y externa.
Respuesta ágil a cambios legales y de negocio sin necesidad de programación.
El 18% de los clientes regresan por un segundo o tercer vehículo gracias a la mejora en el servicio.
Beneficios clave
Generación de órdenes de facturación
Órdenes generadas automáticamente con integración directa a los sistemas internos de ChevyPlan.
Integración con sistemas y proveedores
Conexión con sistemas internos, aseguradoras, notarías y concesionarios en una sola plataforma.
Voces del proyecto
“Gracias a AuraQuantic se ha logrado descentralizar procesos críticos de la empresa, como por ejemplo la Entrega de Vehículos. Hoy en día en este proceso intervienen Concesionarios, Notarías y Aseguradoras, permitiendo generar la información de manera ágil y sin reprocesos manuales.”
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